Comisión Comunal
Ordenanza Nº 431
CAMBIO DE REGISTRACION MANUAL A
REGISTRACION POR MEDIOS INFORMATICOS
VISTO :
La necesidad de informatizar el sistema administrativo y contable de la Comuna de San Jerónimo Norte, Departamento Las Colonias, Provincia de Santa Fe, y
CONSIDERANDO :
Que la función pública conlleva la obligación de informar en forma amplia y transparente los hechos de gobierno;
Que la Ley N° 2439 en su artículo 52 establece criterios para la emisión de documentación y la registración contable y administrativa, pero no métodos precisos al respecto;
Que se ha completado la etapa de ingresos de datos y ha finalizado el período de prueba del sistema informático que se aplicará en la Comuna;
Que resulta necesario reglamentar dicho sistema con el objeto de hacer más amplia, comprensible y transparente la información, incrementando la confiabilidad que la comunidad deposita en la misma;
Que los estados que resulten deben ser presentadas de acuerdo con las normas e instrucciones vigentes en la materia, brindando una adecuada visión de conjunto y al mismo tiempo permitir el registro detallado de las operaciones que realice la Comuna;
Que dichos estados deberán reflejar la evolución presupuestaria y financiera de la Comuna, sirviendo además de eficaz herramienta de análisis y evolución considerando el aspecto dinámico de las situaciones lo que permitirá la toma de decisiones en tiempo y forma;
Que se debe reglamentar la forma y periodicidad en que serán foliados, encuadernados y archivados los registros contables;
Que se debe prever un sistema de archivo de la documentación respaldatoria de las transacciones;
Que deben elaborarse normas para los casos en que los medios informáticos reemplacen libros - no contables - requeridos por la Ley de Comunas;
Que se hace necesario definir las garantías de seguridad, perdurabilidad, e inalterabilidad de la información registrada;
Que además se debe prever un sistema de archivo de la información en soportes magnéticos con características tecnológicas que impidan la alteración de su estado físico pero también información contenida en los mismos por un plazo no menor al legal al de conservación de libros;
Que con el objeto de obtener una adecuada uniformidad, es conveniente comenzar con el mencionado sistema al inicio de un ejercicio económico o año fiscal o cuando las Autoridades lo determinen;
Que el tema ha sido tratado en reunión de Comisión Comunal de fecha 23/01/02 según consta en Acta N° 422, Folio 212;
ARTICULO 1º: Establecer que a partir del día 6 de Marzo del año 2002, se proceda a informatizar el sistema administrativo contable, de acuerdo con lo establecido en la Ley N° 2439 y los artículos siguientes de la presente Ordenanza. Los anexos que se adjuntan forman parte de la presente normativa legal.-
PRIMERA PARTE
Registros que se sustituyen
ARTICULO 2º: Dejase establecido la sustitución de los siguientes libros:
a) Ingresos.-
b) Egresos.-
ARTICULO 3º: En los registros establecidos en el artículo anterior se procederá a redactar un Acta de Cierre de la registración, con el siguiente texto: "En la Comuna de San Jerónimo Norte, se procede a cerrar la registración del presente libro, inhabilitado por pasar a realizar la registración a través de sistema informático, de acuerdo a lo establecido en la Ordenanza N° 431/2002".-
Comprobantes y registros que se implementan:
ARTICULO 4º: Apruébase la implementación de los siguientes registros y comprobantes:
1- Ingresos: como lo muestra el anexo I.-
2- Egresos: como lo muestra el anexo II.-
3- Recibos: como lo muestra el anexo III.-
4- Ordenes de Pago: como lo muestra el anexo IV.-
5- Planillas de Caja Diaria: como lo muestra el anexo V.-
6- Inventario o Patrimonio: como lo muestra el anexo VI.-
ARTICULO 5º: Garantía de Seguridad e Inalterabilidad
Se realizará semanalmente una copia de seguridad de la información detallada en el artículo 4 y las mismas se harán en otra C.P, gravada en su disco rígido, o en diskete de 3,5 o C.D., debiendo roturarlas con la fecha, ordenarlas en numeración correlativa ascendente, y serán entregadas a la Secretaria, quién será responsable de su custodia, debiendo para ello habilitar una caja de seguridad; ubicada en una habitación de la Comuna de la que tenga acceso exclusivo o compartido con el Presidente Comunal u otro empleado que este autorice.-
ARTICULO 6º: La Secretaria será responsable del manejo del correo electrónico, debiendo solamente ella autorizar la transmisión de archivos comunales, pedir autorización escrita al Presidente y/o Comisión Comunal para transmitir archivos comunales, realizar copias impresas de las notas enviadas y archivarlas.-
ARTICULO 7º: La Secretaria deberá incorporar al sistema informático un programa de protección o antivirus, cuya actualización nunca podrá ser inferior a dieciocho meses.-
ARTICULO 8º: Archivo de Comprobantes y Registros Impresos: Los archivos de registros se realizarán de la siguiente manera:
Ingresos: anexo I, impresión: diaria, numeración: correlativa, encarpetado: mensual
Egresos: anexo II, impresión: diaria, numeración: correlativa, encarpetado: mensual
Recibos: anexo III, impresión: diaria, numeración: correlativa, archivado: diario.-
Órdenes de Pago: anexo IV, impresión: diaria, numeración: correlativa, archivado: diario.-
Planillas de caja diaria: anexo V, impresión: diaria, numeración: correlativa, archivado: diario.-
Inventario: anexo VI: impresión: semestral, numeración: correlativa, archivado: anual.-
ARTICULO 9º: En ningún caso se realizarán encuadernaciones superiores a trescientas (300) hojas. En caso de superar dicho límite se fraccionará la encuadernación en cantidades iguales de hojas.
Balance de Ingresos y Egresos:
Artículo 1°) Apruébase el Anexo VII denominado Balance de Ingresos y Egresos, cuyo modelo se adjunta y forma parte de la presente Ordenanza. Este balance deberá confeccionarse mensualmente en forma acumulada desde el 01 de Enero de cada año, hasta el último día de cada ejercicio económico.
Este balance deberá publicarse a los efectos de dar cumplimiento con lo establecido en el artículo 56 de la Ley 2439..-
ARTICULO 10º: SEGUNDA PARTE
Libro de Registro de Ordenanzas y Resoluciones:
Se sustituye la transcripción manual en los libros de Ordenanzas y Resoluciones, por la realizada por computación, procediéndose a numerar correlativamente las hojas y sellarlas. A tal efecto se habilita un archivo transitorio hasta su encuadernación.-
ARTICULO 11º: Se registrará en el mencionado libro de Ordenanzas y Resoluciones el siguiente detalle:
Fecha de sanción, número de Ordenanza, temas, archivado en folio nº.-
ARTICULO 12º: Al sustituirse el Libro de Ordenanzas y Resoluciones confeccionado manualmente, por la nueva registración, se procederá a efectuar el cierre del mismo, con el siguiente texto: "En la Comuna de San Jerónimo Norte, se procederá a cerrar el presente libro de Ordenanzas y Resoluciones de registración manual inhabilitado desde el folio nº 140 hasta el folio nº 200, por pasar a realizar la registración a través del sistema informático implementado de acuerdo a la Ordenanza nº 431/2002".-
ARTICULO 13º: Se deja establecido que las Ordenanzas y Resoluciones serán encuadernadas en forma "bianual", o sea cada dos años, de manera tal que coincidan con la iniciación de cada período de gobierno.-
ARTICULO 14º: Se deja establecido que cada encuadernación, contendrá además de las hojas foliadas, la lubricación por parte del Presidente Comunal y Secretaria, además del índice detallando cada una de las Ordenanzas y Resoluciones archivadas.-
FIRMANTES :
